Permite la identificación de elementos esenciales necesarios para llevar a cabo el proceso y la definición de sus principales características que facilitan su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte de un Sistema Integrado de Gestión.

Un procedimiento de calidad hace referencia a la determinación del modo en el que se va a llevar a cabo una tarea, el enfoque que se le va a dar y quién lo va a realizar. Su finalidad es asegurarse de que todo el personal implicado realice las tareas de la misma manera y en los mismos plazos para conseguir cumplir los objetivos fijados en la política de calidad adoptada por la Univerisidad.

El análisis DOFA es una herramienta de    diagnóstico y análisis para la generación creativa de posibles estrategias a partir de    la identificación de los factores internos y externos de la organización, dada su actual situación y contexto. Se identifican las     áreas y     actividades que tienen    el mayor potencial para un     mayor desarrollo y mejora y que permiten minimizar los impactos negativos del contexto.

La gestión del riesgo es un proceso de toma de decisiones frente a la incertidumbre que rodea la operación de la Universidad, que se sustenta en la necesidad de aplicar sistemáticamente una serie de esfuerzos y recursos en el marco de la mejora continua (PHVA) para obtener unos resultados esperados que protegen o agregan valor. Esto implica el establecimiento de acciones estructuradas e integrales tendientes a identificar, calificar, evaluar y monitorear los riesgos.

La caracterización de usuarios y partes interesadas, identifica las características de los usuarios y grupos de interés más relevantes para el proceso y de la Universidad en General, con el propósito de reconocer sus necesidades y expectativas frenta a la prestación de los servicios, trámites y entrega de productos.

Trámite: Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio.
Servicio: Otros procedimientos administrativos (OPA) pueden incluir beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación, adopción e implementación dependen de la voluntad o potestad institucionalEs el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad. 

Se convierten en insumo para el control de la gestión del proceso y una adecuada toma de decisiones, favorece la planeación y evaluación del mismo, atiende requerimientos normativos y representa el cumplimiento de los objetivos del proceso.

El Sistema de Quejas y Reclamos de la Universidad Nacional de Colombia, es un instrumento que permite a los integrantes de la comunidad universitaria y a la ciudadanía en general, presentar una queja, reclamo, solicitud de información, sugerencia o felicitación, a través de cualquiera de los medios establecidos en el Sistema, con el fin de ser un mecanismo de interacción con los ciudadanos y con los integrantes de la comunidad universitaria en la administración pública y ser fuente de información para el mejoramiento de los procesos de la universidad.